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        物业档案管理的思考

          

          作为迄今为止最大的中美合资企业,成立于1997年6月12日的上海通用汽车有限公司凭借着其高水平的信息化建设,已跻身"中国信息化500强"。可以说信息化是上海通用制胜的法宝之一,早在2005年,上海通用在进行多轮竞投标之后,与北京量子伟业软件时代信息技术有限公司签订了档案管理系统项目合作项目。这一项目的开展,推动了我国合资企业档案信息化实践的发展。

          相对来说,物业管理从事的是服务性的工作,服务质量是核心竞争力,在如何提高服务质量的比拼中,物业档案管理发挥着至关重要的作用。可以说,物业档案管理状况基本可以反映物业管理服务水平,评价物业管理质量并综合反映物业管理基本状况。

        物业档案的分类

          在对物业档案进行分类时,往往存在一个误区,将物业服务企业的所有档案都包括在物业档案中,这其实是因为没有弄清物业档案外延造成的。物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案,其中会包括部分物业管理企业的文件,比如物业管理企业致业主的公告,又比如物业管理企业关于管理费定价的相关文件等等。这部分文件既属于物业档案的范畴,也包括在物业管理企业本身的档案里,但不能说物业管理企业的档案就是物业档案的组成部分。

          《大连市物业档案管理办法(暂行)》规定:物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案两部分组成。物业产权人委员会档案是物业产权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。该办法是按照物业档案的所有人不同对物业档案进行分类的,包括物业管理企业所有和业主委员会所有的档案。《北京市居住小区物业管理服务基本要求》规定:物业档案包括房屋及其设施设备的基础资料、房屋产权产籍资料和物业经营管理资料。该办法是按照物业档案的自身属性不同进行分类的。

        物业档案管理原则

          1.安全至上原则。物业档案管理和传统档案管理一样,注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求,配备必要的防火防盗设施,温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责,建立必要的安全管理制度,制定紧急情况下的应急预案,确保物业档案的实体安全和信息安全。

          2.集中分散原则。目前有很多大型物业服务企业,物业管理项目众多,下属机构数量庞大,业务千差万别,在这种情况下,应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司(集团公司)层面,应设立专门的物业档案管理机构,负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度,整合各部门资源,根据国家法律法规和相关标准规范,集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作,接受监督指导。

          3.业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴,向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加,做出适当调整,完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的,具有保存价值的文件资料,都应归档保存。根据业务门类的不同,适当调整档案分类方法,做到更方便、更高效的实现物业档案的科学管理。

          4.规范管理原则。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章,严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律,采用科学的方式方法,确保档案完整保存,发挥应有的效用,避免特立独行、标新立异、自搞一套。

          5.评价指标原则。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分,直接影响到物业管理工作的质量和成效,物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容,完善管理制度和评价制度,切实有效推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时,应将物业档案管理水平作为重要指标,择优选用。在物业服务企业进场后,对其进行的年度考评中,也要将物业档案管理工作纳入指标,严肃对待。

        物业档案管理发展思考

          国内知名企业大唐国际现已实现了集中分级管理,构建起了立体式企业数字档案馆。据了解,其支持集中式存储、分布式共享的集团型档案管理模式,采用集团总部集中建设模式,集团总部配务高容量的存储设备对所有数据实行定期备份,保证数据的长期安全。同时,集团总部档案部门可以根据授权通过系统中的“转向”功能,进入各下属档案部门的系统,查看相关的统计信息、工作进展情况,实现网络上的业务指导。通过网络实现下属分支机构之间、集团总部与各下属分支机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理,在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用,形成集团总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。

          对物业管理来讲,还远远达不到这样的层面和水准。就物业档案管理目前的现状来说,首要的是通过制定相关的物业管理规范,明确物业档案的移交程序和范围。如根据《重庆市物业管理条例》第四十四条的规定,前期物业服务合同签订后、房屋交付使用前,建设单位应当向物业服务企业及物业所在地的街道办事处(乡镇人民政府)移交物业档案,并提供物业管理用房。物业档案包括下列资料:(一)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;(二)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;(三)物业质量保修文件和物业使用说明文件;(四)物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时,将物业服务用房、物业档案移交给业主委员会。

          但是,由于物业档案存在多头管理和移交不规范的情况,加之有关法律规范缺失,物业档案管理工作存在不规范、不权威的现实问题。档案本身具有法律凭证效力,被认定为真实有效的档案可以作为有力的证据,证明当事方的诉求合法有效。但在现实生活中,由于技术手段的不断发展,也有仿冒和篡改档案的事情发生,因此档案作为凭证的法律效力受到了前所未有的挑战。在当事双方发生法律纠纷时,物业档案可以作为有力证据支持某方的法律诉求,但物业服务企业作为物业档案的保管方,在提供档案佐证方面具有先天优势,处于强势地位。业主单位或业主委员会处于弱势地位。对有利于物业管理方的证据,业主方往往以对方有机会篡改为由不予采信,对有利于业主方的证据,物业管理方不愿意主动提供甚至销毁篡改,造成了物业档案凭证危机。

          解决该问题的最好手段,就是引入物业档案的登记备份机制。研究分析物业档案的结构形态,选择具有凭证价值的档案,如物业费明细、水电费缴交单、物业配套用房租赁合同等等,适时备份到第三方机构(档案馆、建设局等单位),在发生纠纷时,调出原有备份的档案信息,确保物业档案的真实性和有效性,化解矛盾,促进物业服务行业科学健康发展。

          当然,物业档案的管理始终要从探索自身规律入手,着眼于提高物业管理水平,这样才更具有现实意义。

         


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